商务邮件的基本礼仪

两年半前，职业路径发生了一些转变，从互联网行业的翻译切到了传统制造行业的数字营销，虽然岗位和工作内容都发生了不小的变化，不过仍然在使用语言工具与国际友人以及面向国际市场的产品打交道，虽然一个是软件，一个是硬件。不同的岗位要求不同的思维方式，翻译是语言转换的艺术，数字营销则需要借助渠道和工具，更多地发挥主观创意，小到一句话的产品文案，大到一场黑五季的整合营销，都需要具备营销思维或营销创意。

也是在这过去两年半里，工作很大一部分则是与国外的客户打交道，看了下我的Foxmail客户端，粗略估算，两年多的时间里，我写了不下2000封商务邮件。虽然读书的时候也有学过“外贸函电”，但实际工作中的应用则完全不可同日而语。这篇文章，自己构思了很久，之前也零碎地在工作中与同事分享过，熟能生巧，今天也许是一个合适的时机，把它系统地写出来，欢迎各位读者不吝指教。

1.请确保你的邮箱有签名，如果没有，请前往你的邮箱“设置”功能中填写，签名档一般包含姓名、联系方式，公司名称、地址、电话、社媒、官网等相关信息（签名档尽量不要使用图片） ；

2.请确保你发出的每一封邮件正文都至少有五个部分：主题、称呼、问候、主体和祝福；

3.请确保在正文中提到附件时要在邮件中添加附件（大部分主流邮箱已经有了自动提醒的功能），如果忘记添加，请务必再发一封道歉信，并附上附件；

4.如果可以，请确保对客户的每一封邮件致谢（致谢可以从多个角度，即使客户的邮件本身是负面的）；

5.客户发来的邮件，请务必及时回复，有问题解决问题，有咨询回复咨询，不可不回复（除非邮件本身已无回复的价值）；

6.给客户发邮件尽量使用客户的full name或first name（尤其当你不确定客户的性别时），尽量不要使用非正式的“dear”这种，实在无法获取相关信息，建议使用 Dear Sir/Mamam/Hi Team等；

7.针对客户提出或提到的每一个问题或point，有理有据、结构鲜明、逻辑清晰地回复，语气礼貌但不卑不亢，不错过不忽略客户的每一个关切；

8.客户提到多个问题或话题的时候，建议使用有序列表或无序列表；

9.能使用超链接的时候，不使用大附件（不是所有的邮箱服务器都支持接收大文件），图文混排的时候需要注意美观，不要在邮件里插入巨长（很丑）链接（必须插入url的时候可考虑使用bit.ly对链接缩短）；

10.使用大写、加粗、叹号、彩色字体、高亮背景等表达强烈语气的格式或符号时需谨慎（一般不建议使用，除非确实有强调必要，否则易给人一种大呼小叫的错觉）；

11.多使用委婉语气（Could you please/May I/I would like/I will appreciate it if you could）而非祈使语气(order/command tone），多使用正式（formal）专业（professional）语气（商务沟通）；

12.邮件尽量不要出现标点、错别字、拼写、大小写、或者语法等基础性错误（发送前可用ms word 或 Grammarly检查，或用QuillBot或ChatGPT润色）；

13.要区分To和CC，to是要这封邮件所涉问题需予以回复响应的对象，CC则只是需要知道这件事的人。“回复全部”按钮应谨慎使用（除非你确认列表中的每个人都确实需要收到回复）；

14.一封邮件能把事情交代完整，就尽量避免事后再发补充邮件，增加双发阅读和沟通成本，尽量不要把email当IM使用；

15.邮件中提到生僻或专业术语缩写的时候，尽量括号加注释（并非每一个客户都是业内专家）；

16.发送商务邮件时，应使用专业的电子邮件地址（公司或个人专属域名当然最好）。随意或奇怪的电子邮件地址可能会给人留下不良印象；

17.尊重客户的作息时间，如果可以，留意一下收件人所在的时区。在半夜发送邮件也许并不是一个体贴的选择；

18.谨慎使用阅读回执（它也许会给收件人带来无形的压力），只对特别重要的邮件使用。如在合理的时间内没有得到回复，可以发送一个礼貌的后续邮件；

19.当我们在给另一个国家的人发送邮件时，可能需要注意邮件被阅读或理解时的文化差异；

20.回复邮件时，确保你的回复与原始主题相关。如果主题变了，最好重开一个新的邮件对话（Thread），使用不同的主题行。