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商务邮件的基本礼仪

两年半前,职业路径发生了一些转变,从互联网行业的翻译切到了传统制造行业的数字营销,虽然岗位和工作内容都发生了不小的变化,不过仍然在使用语言工具与国际友人以及面向国际市场的产品打交道,虽然一个是软件,一个是硬件。不同的岗位要求不同的思维方式,翻译是语言转换的艺术,数字营销则需要借助渠道和工具,更多地发挥主观创意,小到一句话的产品文案,大到一场黑五季的整合营销,都需要具备营销思维或营销创意。 也是在这过去两年半里,工作很大一部分则是与国外的客户打交道,看了下我的 Foxmail 客户端,粗略估算,两年多的时间里,我写了不下 2000 封商务邮件。虽然读书的时候也有学过 “ 外贸函电 ” ,但实际工作中的应用则完全不可同日而语。这篇文章,自己构思了很久,之前也零碎地在工作中与同事分享过,熟能生巧,今天也许是一个合适的时机,把它系统地写出来,欢迎各位读者不吝指教。 1. 请确保你的邮箱有签名,如果没有,请前往你的邮箱 “ 设置 ” 功能中填写,签名档一般包含姓名、联系方式,公司名称、地址、电话、社媒、官网等相关信息(签名档尽量不要使用图片) ; 2. 请确保你发出的每一封邮件正文都至少有五个部分:主题、称呼、问候、主体和祝福; 3. 请确保在正文中提到附件时要在邮件中添加附件(大部分主流邮箱已经有了自动提醒的功能),如果忘记添加,请务必再发一封道歉信,并附上附件; 4. 如果可以,请确保对客户的每一封邮件致谢(致谢可以从多个角度,即使客户的邮件本身是负面的); 5. 客户发来的邮件,请务必及时回复,有问题解决问题,有咨询回复咨询,不可不回复(除非邮件本身已无回复的价值); 6. 给客户发邮件尽量使用客户的 full name 或 first name (尤其当你不确定客户的性别时),尽量不要使用非正式的 “dear” 这种,实在无法获取相关信息,建议使用 Dear Sir/Mamam/Hi Team 等; 7. 针对客户提出或提到的每一个问题或 point ,有理有据、结构鲜明、逻辑清晰地回复,语气礼貌但不卑不亢,不错过不忽略客户的每一个关切; 8. 客户提到多个问题或话题的时候,建议使用有序列表或无序列表; 9. 能使用超链接的时候,不使用大附件(不是所有的邮箱服务器都支持接收大文件),图文混排的时候需要注意美观,不要在邮件里插入巨长(很丑)链接(必须插入 url 的时...

疲惫生活里的英雄梦想

公司开会缘故,要求每个人提交一张18岁和22岁之间的照片,直觉地翻了一下手机相册,别说是18岁,28岁的都没找到一张。我不是一个爱照相的人。转念一想,18岁到22岁的自己在做什么呢,算了一下,好像正好是大学时代。于是去翻大学兄弟的QQ空间,一个多年不用的通讯工具,浏览过程堪比考古。 然后,看到了27岁的自己穿着Freeman的T恤在南宁游荡,看到了兄弟们一个个结婚的现场,再往前,啤酒和荷尔蒙齐飞的大学时代,杀马特的发型,不堪入目的毕业典礼。看了一眼自己的留言板,最早的一条居然可以追溯到2007年。15年了,这个我原本以为早该荒无人烟或者只有新生代使用的虚拟空间,仍然有朋友在分享生活的点滴——工作或者晒娃,以及发广告的,没有觉得很突兀,反而感觉一丝丝温暖。 不知道是不是像很多人调侃的那样,已经人到中年,这几年——准确来说——是这两年,非常明显地力不从心,进入了一个崭新的行业,从事了一份毕业以来最忙的工作,记得以前常常有朋友说我怀旧,如今只感觉步履不停,别说是回望,连停下来思考的瞬间也很少了。不记得上一次完整地读完一本书是什么时候,博客和公众号基本是年更的频率,连Twitter最新的推文也几乎停留在两年前了。那些从前看到的关于中年生活的可怕或无聊叙述,好像正在自己身上降临。 我需要承认,和从前的我相比,某种程度上,自己变得愈发地无趣了,没有灵魂了,像那周云蓬的诗——笨孩子摊开作业本,女教师步入更年期,门房老头瞌睡着,死一样沉。 开会,邮件,数据,加班,汇报,OKR,客户——我的生活除了工作好像再无其他,一个面目可憎的打工人。上面是疲于应对的老板,下面是一个个躺平的同事,自己就像一块尴尬的夹心饼干——我是中间那个部分。筛选简历时要不要考虑性别,面试时被问贵公司加不加班,要不要听从建议去内卷同事,太多的时候都是鸡蛋与高墙的选择,逼迫你成为一个要么可爱要么可恶的人。 不止一次地回想起那句被引用到媚俗的罗曼·罗兰的名言“世界上只有一种真正的英雄主义,那就是在认清生活的真相后依然热爱生活”。我不知道自己是否认清了生活的真相,也许只摸到了它的冰山一角,那一角是关于工作的,也是上面这一堆疲惫的叙述。记不清多少个清晨和夜晚,离家和归家时大宝和小宝已然在熟睡,过去的两年里,一些重要的节日和纪念日一次次因为工作而改期或取消,6月底,你的生日,在德国出差,在慕尼黑乡间河边,看见那些工作日下午...

小海马日志

今天是你来到这个世界整整一个月的日子,你的身高增长了五分之一,体重增加了二分之一,你也终于从冬天的一颗苹果子长成了秋天的一个西瓜。你的房子更大了,你的世界也更大了,更重要的,这世界里还有爸爸妈妈。(2022-09-09) 9月9日,坐车回家。妈妈说你今天很乖,坐安全座椅竟然没有哭闹。你喜欢你的大床,喜欢你的新家吗?(2022-09-09) 他们都说你长得像爸爸,但是你的脾气却很像你的妈妈。(2022-09-08) 秋澄第一次哭得那么伤心,以至于哭过头后,突然出人意料地安静,书上说这个阶段他的需求需要尽量被满足,也不要担心他会被宠坏。妈妈在洗手间,他安静地瞪着眼睛,不知道在思考什么。(2022-08-28) 秋澄宝宝渐渐变得粘人,以前吃完奶会自己乖乖地睡觉,现在开始要是抱要人哄睡了。你开始有自己的意识了。(2022-08-20) 吃奶、睡觉、哭泣、拉粑粑、偶然做梦,你目前的全部人生。(2022-08-17) 从7月31日夜晚妈妈发烧开始,到临产前同济医院7人间的混乱,转眼你已经来到这个世界超过一个星期,你的小脸愈发可爱,你的体重也在健康地回升。终于可以长舒一口气,那美好的仗,我们已经打过。 7月31日的夜晚,距离计划中的预产期只有三天,开始发烧,全家人驱车去同济医院。 想起上一次这样的经历是什么时候,那还是我们住在南湖的某个晚上,也许是六月中旬,只记得是一个月圆之夜,从省妇幼回来已经接近下半夜。 在去同济的路上,爸爸问我,现在是什么心情,是有一些紧张的。一个新手爸爸,好像一个被临时通知提前考试的学生,他好像并没有做好充分的上场准备。 也是这个夜晚,让自己第一次经历了新闻里核酸与就医冲突的无奈故事。我甚至很愤怒。同济也好,协和也好,哪怕你是临产的孕妇,只要你有发热症状,也得先去发热门诊做核酸,再等到下半夜甚至第二天早晨才能去看医生。多么荒唐。 等核酸,做胎心监护,输氧,打点滴,发热门诊冰冷的大厅和冰冷的床,没有开水,蜷缩到凌晨三点,隐约听到护士在外面喊名字,阴性。才终于获得去见产科医生的权利。 因为核酸结果所需时长的原因,在协和和同济之间来回奔波,到了同济,开了药,等待护士过来打针,已经是天明。吃了泡面,坐上也许是第一班地铁二号线去上班,久违的通宵的感觉。一天的浑浑噩噩,晚些时候,妈妈的体温也终于讲了下来。 待到真正来同济生产的那天,真是难忘的炎热的武汉的八月夏天。保安...

十年

秋澄,虽然这是一条小海马日志,但是是写给你妈妈的喔。因为今天是一个很重要很特别的日子,等你以后出生了,长大了就会明白。 虽然是写给妈妈的,但它也是有关你的,你的出生,和你的来源。这几乎是一个十年的故事。当你长到可以理解这个故事的年纪,也许你会惊讶,这都是三十年前的事呀。 有谁会用十年的时间去等待一个远行的人?有谁又会在十年之后依然想回头去找到那个人?十年前我曾确实问过这个问题,在微博上,或博客里,十年后,我好像早有了现成的答案。 你曾频繁地问过我,包括最近,如果当初我们没有在一起,如果当初我们各有其他选择,后来的人生又是怎样。对我来说,这从来不是一个问题,在一起不仅是一种既成事实,也是一种既成幸福。幸福不是一个问题,因为它已经是一种答案。 最近我也有想,要怎么去记录或者总结这十年,有时候感觉它是弹指一瞬,有时候又觉得它是旷日持久。弹指一瞬是因为我们竟然这么快就一起度过了人生中的十分之一,旷日持久是因为感觉这中间发生了好多的事情,好多的人,好多的地方,产生了好多的记忆。 过去的这一年,感觉是特别疲惫的一年,长距离的通勤时间,被工作掏空的生活,日渐模糊的边界,停下脚步仰望星空静下心来总结思考的时间越来越少,你常常说,我给到你的时间特别少,我也感同身受,包括愧疚。人如蝼蚁,充满各种无奈。 我们曾讨论过成功或者失败,世俗意义上的。我是一个乐观主义者,但我说我们是失败的。你是一个悲观主义者,你却说我们是成功的。我想如果一定要说成功,我的成功一定是你,你是我最大也最宝贵的财富。 我们曾讨论爱情,我说,多年以后,流浪的心终于不再无家可归。那是2016年的夏天,我们开始有了属于我们自己的家,很多年前,你说我们的爱情像是建在空中的摇摇欲坠的楼阁,那一刻它开始有了某种稳固的地基。 我们曾讨论婚姻,那是婚礼上舞台和观众席之间仅有的几步之遥,我用了几秒钟就从台前走到台后,但从八千五百公里之外走到今天我们肩并着肩,那中间用了七年。 我们曾讨论生活,我在文章里写道,它几乎使我想起以后所有美好的日子,两个人吃完晚饭拉着手散步,我说,我不能想象比那还要幸福的爱情和生活。 我们曾讨论贫穷,那是结婚前的那两年,你从德国回国,我从北京离职,我们一起坐805路公交车穿过武汉夜晚的长江,江风徐徐,回忆里是你那稚气未脱的脸,还有那些穷得开心却闪闪发亮的日子。 我们曾讨论怯懦,在洪水滔天充满不确定性的时代里,我...

2021年,我们失去了这些译者

《 2020年,我们失去了这些翻译家 》 《 2019年,我们失去了这些翻译家 》

2021年全球语言行业融资并购事件

DEC 29, 2021 独角兽 Verbit 宣布收购Automatic Sync Technologies 2021年12月15日,总部位于纽约的多语言转录和字幕公司 Verbit 宣布收购以政府和教育为重点的字幕供应商 Automatic Sync Technologies(AST)。   Verbit 现在的估值为20亿美元,Verbit 曾于2021年5月收购美国媒体字幕公司 VITAC。在2021年6月进行了D轮融资,筹集了1.57亿美元。在2021年11月,该公司宣布其E轮融资高达2.5亿美元。   DEC 20, 2021 Unbabel 收购 LSPLingo24 人工智能机构 Unbabel 已收购语言服务提供商 Lingo24。据 Unbabel 首席执行官 Vasco Pedro 称,该交易于2021年12月16日完成。   Vasco Pedro 告诉Slator,这次收购将使 Unbabel "为客户体验提供更全面的多语言解决方案"。但 Vasco 拒绝对收购价格、估值、收入和交易的其他财务条款发表评论。   DEC 15, 2021 波兰 LSP Summa Linguae 收购比利时 Datamundi 2021年12月15日,波兰语言服务提供商 Summa Linguae 宣布收购比利时语言数据提供商 Datamundi。   Datamundi 向 NLP 系统建设者提供所有语言的语言数据,这些系统建设者使用这些数据来创建和加强其机器翻译(MT)引擎或优化搜索相关性。Datamundi的客户群集中在"FAMGA "——脸书、苹果、微软、谷歌和亚马逊。   DEC 14, 2021 本地化供应商 Lokalise B 轮融资5000万美元 2021年12月14日,翻译和本地化管理供应商 Lokalise 宣布其在B轮融资中筹集了5000万美元。该交易在几周前完成。本轮融资由 CRV 领投,Creandum 和Dawn Capital 以及现有投资者如 Chalfen Ventures、3VC、S16VC 和一些天使投资者跟投。   DEC 14, 2021 本地化服务提供商 Take 1 宣布收购 Verb8tm 2021年12月7日,本地化服务提供商 Take 1...